Сегодня вам вряд ли придет в голову складывать или умножать в столбик на листе бумаги, ведь для этого существует калькулятор. Очевидно, он выполнит любую операцию точнее и быстрее. К сожалению, преимущества IT-решений, призванных оптимизировать нашу работу, не всегда столь очевидны. Именно поэтому предлагаем обсудить их более подробно.

Мы уже говорили о том, что путь от разработки до использования программного обеспечения довольно тернист. В то же время компании, вступившие на него и сумевшие дойти до конца, получают солидное вознаграждение в виде тех преимуществ, которое обеспечивает автоматизация бизнеса.

Рутинную работу делает программа, а не люди

Само слово автоматизация подразумевает отказ от ручной работы. Внедрение ПО на предприятии позволяет:

• освободить сотрудников от монотонной работы и использовать их потенциал для решения более важных задач;
• минимизировать количество ошибок, допускаемых в процессе выполнения рутинной работы;
• не увеличивать штат в случае роста объемов однотипных операций.

Растет производительность труда

Теперь не нужно просить сотрудников задержаться после работы. Программа дает возможность существенно сократить время, необходимое на выполнение той или иной задачи. Приведем простой пример. Продуманное программное обеспечение позволяет избежать многократного ввода одних и тех же данных, например, информации о клиенте, а заполнение типовых документов происходит автоматически. При таком подходе экономия времени и сокращение ошибок в документообороте гарантировано.

Бизнес становится прозрачнее

Программное обеспечение позволяет создать единую информационную систему, которая наглядно демонстрирует положение дел на предприятии. А это значит, что руководитель компании в любой момент времени из любой точки мира (если, конечно, предусмотрена работа через Интернет) может отследить сроки и качество выполнения поставленных перед сотрудниками задач, оценить доходы и расходы компании.

Упорядочивается взаимодействие между различными подразделениями

Наличие единой информационной системы на предприятии существенно облегчает жизнь не только его руководителя, но и сотрудников. Ведь теперь не нужно бежать в отдел снабжения, чтобы узнать заказан ли товар у поставщика, или по нескольку раз на дню заглядывать в кабинет бухгалтера в надежде на то, что оплата проведена. В случае эффективной автоматизации бизнес-процессов эту и многую другую информацию можно получить в два клика. Или же, что еще лучше, система сама уведомит сотрудника о том, что ожидаемое им событие произошло. Согласитесь, это экономит не только время, но и нервы.

Опыт и знания, наработанные в компании, всегда остаются в безопасности

Не поверите, но нам известны вопиющие случаи, когда из соображений безопасности, компании просто-напросто избавлялись от накопленной за годы работы информации. Их владельцы опасались, что любой из сотрудников может «унести с собой» нажитое непосильным трудом. Они решили, что уничтожение информации – меньшее зло, чем ее утечка. Наличие качественного программного продукта исключает всякую возможность столь радикальных подходов. Ведь вся информация, как правило, хранится на сервере, доступ к которому строго регламентирован. Что еще немаловажно, систематизация компетенций всех без исключения сотрудников, позволяет избегать ситуаций, когда увольнение кого-либо из них влечет за собой потерю важной информации. А встроенная в программный продукт система безопасности позволяет избежать кражи секретных данных.

Это далеко не весь перечень бонусов, которые сулит компании, ее руководителям и сотрудникам внедрение эффективного IT-решения. Мы обещаем продолжить обзор, как преимуществ автоматизации бизнес-процессов, так и подводных камней, которые сопровождают данный процесс. Следите за обновлениями на нашем сайте.

С уважением, команда SmartMutex