Не секрет, что ошибки, допущенные в процессе автоматизации предприятия, могут обернуться значительными временны́ми и финансовыми затратами, а то и вовсе полным фиаско IT-проекта. О том, как их избежать, и пойдет речь в данном материале.

К сожалению, статистика неутешительна и лишь 50% проектов по внедрению IT-технологий оказываются успешными. И это не учитывая того, что их значительная часть доводится до логического завершения ценой сорванных сроков и превышенных бюджетов. Вам может показаться странным, что компания, предлагающая услуги по автоматизации, так прямо «свидетельствует» против себя, отпугивая тем самым потенциальных клиентов. Дело в том, что не в наших правилах вводить в заблуждение редких смельчаков, которые готовы бросить вызов самим себе и тем трудностям, с которыми придется столкнуться, вступив на путь автоматизации бизнеса. Ведь врага куда проще побороть, зная его в лицо, тем более, когда рядом есть верные соратники, которые подскажут, где та самая ахиллесова пята. К сожалению, у процесса автоматизации практически любого бизнеса такая «пята», как правило, далеко не одна.

Свет в конце туннеля

Как ни странно, но начинать автоматизацию бизнеса стоит с конца, ведь, когда нет четкого представления цели, к которой стремишься, достигнуть ее вряд ли удастся. Другими словами, начинать автоматизацию ради автоматизации категорически нельзя. Важно преследовать конкретную выгоду, которая и станет мерилом того, насколько результат оправдал ожидания. Так, автоматизировать бизнес можно с целью сокращения времени на ведение документооборота, упразднения бумажной бюрократии, повышения качества обработки информации и уровня обслуживания клиентов, наконец, роста рентабельности и конкурентоспособности всего предприятия.

От общего к частному

У процесса автоматизации, как у любого другого масштабного проекта, помимо главной цели есть ряд задач по ее достижению. Задачи эти формулируются на этапе анализа бизнес-процессов, которым некоторые компании-разработчики, к сожалению, пренебрегают. Подробный анализ операций, которые будут автоматизированы, позволяет сформировать четкое представление о том, как должен выглядеть готовый продукт. Кроме того, такая продуманность позволяет заказчику быть уверенным, что программа будет максимально соответствовать специфике той сфере деловой активности, в которой занята его компания, а процесс внедрения пройдет без сучка и задоринки.

Скупой платит дважды

Приступая к автоматизации, очень важно научиться воспринимать траты, как инвестиции. К сожалению, в стремление сэкономить многие владельцы решаются на очаговую или точечную автоматизацию, которая распространяется лишь на отдельные подразделения. Практика показывает, что такой подход почти всегда себя не оправдывает. Зачастую модули, предназначенные для автоматизации бухгалтерского учета, управления персоналом, клиентской базой и т.п. «конфликтуют» между собой. Наиболее часто такое случается, когда программное обеспечение приобретается у разных компаний-разработчиков. В результате на предприятии отсутствует единое информационное пространства, каждое из подразделений работает автономно, что не способствует управленческому контролю, росту и развитию компании.

Кнут и пряник

Современные руководители все чаще подчеркивают, что больше всего в собственной компании они ценят профессионализм и преданность сотрудников. Но, как бы ни был печален данный факт, необходимо признать, что именно под натиском этих самых сотрудников владельцы бизнесов зачастую отказываются от идеи автоматизации. Конечно, можно винить в этом слабую волю руководителей и их неумение «показать, кто в доме хозяин», но практика свидетельствует о том, что силовые методы в чистом виде не работают. Если руководящим составом совместно с компанией-разработчиком не проведена грамотная работа по подготовке персонала к внедрению нового для них IT-решения – будьте готовы к шквалу возмущенных отзывов и недовольств. И это в лучшем случае… В худшем сотрудники выкажут молчаливое согласие на установку программы, а работать продолжат по налаженной схеме в Word, Excel и т.п.

Итак, резюмируем:

1. Прежде, чем приступить к реализации проекта по автоматизации бизнес-процессов на вашем предприятии, определите его главную цель и задачи по ее достижению. Это позволит вам на любом из этапов автоматизации убедиться, что все идет согласно плану.
2. Будьте готовы инвестировать в свой бизнес: и точечная, и комплексная автоматизация потребуют от вас немалых затрат. И не забывайте: инвестиции отличаются от расходов тем, что в скором времени они окупаются сторицей.
3. Думайте о людях! Еще задолго до этапа внедрения программного продукта совместно с компанией-разработчиком подумайте над тем, что вы можете сделать, чтобы он прошел максимально гладко и безболезненно для сотрудников вашей компании.

С уважением, команда SmartMutex